Tyto zásady vysvětlují, jak společnost Hermantherm s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Zpracováváme jen údaje, které skutečně potřebujeme.
1. Totožnost a kontaktní údaje správce
Správcem osobních údajů je společnost Hermantherm s.r.o., se sídlem V háji 1615/3, 170 00 Praha 7, IČO: 17983321, DIČ: CZ17983321. Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 379670.
- E-mail: info@tepelon.cz
- Telefon: +420 775 187 130
- Doručovací adresa: V háji 1615/3, 170 00 Praha 7
Správce nejmenoval pověrence pro ochranu osobních údajů, protože mu tato povinnost ze zákona nevzniká.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
- identifikační údaje – jméno a příjmení, u podnikatelů IČO a DIČ;
- kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mail, adresa místa realizace zakázky / fakturační adresa;
- údaje o zakázce – popis požadavku, objednávky, servisní záznamy a historie zařízení;
- platební údaje – bankovní spojení při fakturaci nebo platbách (údaje platebních karet zpracovává poskytovatel platebního terminálu, nikoli my);
- komunikace – obsah e-mailů, zpráv z formuláře a telefonických domluv;
- uchazeči o zaměstnání – údaje uvedené v zaslaném životopisu;
- technické údaje – IP adresa a údaje o prohlížeči v serverových protokolech hostingu (bezpečnost provozu webu).
3. Účely a právní základy zpracování
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Vyřízení poptávky, příprava cenové nabídky, uzavření a plnění smlouvy (montáž, servis, oprava, revize) | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy a opatření před jejím uzavřením |
| Vedení účetnictví a daňové evidence, vystavování faktur | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti |
| Vedení servisní historie zařízení, ochrana právních nároků, bezpečnost webu | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem správce |
| Zasílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. |
| Výběrové řízení (životopisy) | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; delší uchování jen se souhlasem dle písm. a) |
| Volitelné cookies a obsah třetích stran (mapy, případně analytika) | čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas |
4. Kontaktní formulář
Ve formuláři požadujeme pouze jméno, telefon nebo e-mail a text zprávy; výběr služby je nepovinný. Údaje použijeme výhradně k odpovědi na váš dotaz a k přípravě nabídky. Zatržením políčka potvrzujete, že jste se s těmito informacemi seznámili. Formulář nepoužívá reCAPTCHA ani jiné služby třetích stran; zpráva je doručena e-mailem na adresu info@tepelon.cz.
5. Obchodní sdělení
Stávajícím zákazníkům můžeme výjimečně zaslat informace o obdobných službách (např. připomenutí pravidelného servisu či revize). Zasílání můžete kdykoli bezplatně odmítnout odpovědí na e-mail nebo na adrese info@tepelon.cz. Vaše údaje neprodáváme ani nepředáváme třetím stranám pro jejich marketingové účely.
6. Doba uchování
- poptávky, které nevedly k zakázce – nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace;
- smluvní dokumentace – po dobu trvání smlouvy a dále po dobu promlčecích lhůt (zpravidla 3 roky, max. 10 let);
- účetní a daňové doklady – 10 let dle zákona o účetnictví a zákona o DPH;
- servisní historie zařízení – po dobu životnosti zařízení nebo do vznesení námitky;
- obchodní sdělení – do odhlášení;
- životopisy – do skončení výběrového řízení, se souhlasem nejdéle 2 roky;
- volba souhlasu s cookies – 12 měsíců.
7. Příjemci osobních údajů
Osobní údaje mohou zpracovávat pouze tito příjemci, a to v nezbytném rozsahu:
- zaměstnanci a smluvní spolupracovníci Hermantherm s.r.o. vázaní mlčenlivostí;
- poskytovatelé účetních, daňových, IT a hostingových služeb;
- Google Ireland Limited – poskytovatel služeb Google Workspace (e-mail, kalendář, úložiště);
- dopravní a montážní partneři podílející se na realizaci zakázky;
- orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.
8. Předávání mimo EU
Údaje zpracováváme v EU/EHP. Pokud poskytovatel (např. Google) údaje zpracovává i v USA, děje se tak na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek.
9. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým osobním údajům a na jejich kopii;
- na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
- na výmaz („právo být zapomenut“) a na omezení zpracování;
- na přenositelnost údajů;
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu;
- kdykoli odvolat udělený souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost předchozího zpracování;
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
Žádosti vyřizujeme bezplatně a nejpozději do jednoho měsíce. Pište na info@tepelon.cz.
10. Automatizované rozhodování
Vaše osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného rozhodování ani profilování dle čl. 22 GDPR.
11. Zabezpečení údajů
Přijímáme vhodná technická a organizační opatření proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zničení nebo zneužití údajů – šifrované spojení (HTTPS), řízení přístupových práv a povinnost mlčenlivosti. Přístup k údajům mají pouze oprávněné osoby.
12. Cookies
Web používá pouze nezbytné úložiště pro uložení vaší volby souhlasu. Mapu Google a případnou analytiku načítáme až po vašem souhlasu. Podrobnosti najdete v zásadách cookies.
13. Změny zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce s datem účinnosti.